ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS #2

ACTIVIDAD #2 

ORGANIMETRIA

La Organimetría no es más que la herramienta para representar una organización y sus relaciones formales internas y externas. Esta herramienta se basa en una estructura materializada en un papel, aunque hoy en día por el mismo avance de la tecnología este término se está modificando, pues ahora se encuentra en forma electrónica. Esta medición de la estructura de una organización tiene como piedra angular la dimisión de la empresa, así como también del grado de complejidad en la cual se encuentra ella, estas varían de acuerdo al tamaño, en definitiva, no existe un único modelo de organigrama pues al haber diversas organizaciones una diferente que la otra hace que la estructura de estás sean únicas y por ende diferentes.

OBJETIVO

Permite conocer de manera general y ordena la organización, aunque de manera superficial tiene cabal importancia en cualquier organización cualquiera sea su posición en el mercado, tamaño y actividad que desarrolla.

UTILIDAD

Los organigramas son útiles instrumentos de organización, puesto que nos proporcionan una imagen formal de la organización, facilitando el conocimiento de la misma y constituyendo una fuente de consulta oficial; algunas de las principales razones por las que los organigramas se consideran de gran utilidad, son:

Representan un elemento técnico valiosos para el análisis organizacional.

Ø  La división de funciones

Ø  Los niveles jerárquicos

Ø  Las líneas de autoridad y responsabilidad

Ø  Los canales formales de la comunicación.

Ø  La naturaleza lineal o asesoramiento del departamento.

Ø  Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.

Ø  Las relaciones que existen entre diversos puestos de la empresa en cada departamento o sección de la misma.

TIPOS DE ORGANIGRAMAS

a) Por el tipo de naturaleza se divide en tres tipos:

Por el tipo de Micro administrativos: Este organigrama solo a una organización y puede ser un organigrama de forma general de toda la empresa o solo de un área.

Ø  Macro administrativa: En este organigrama se involucran más de una empresa.

Ø  Meso administrativo: Involucra a una o más organizaciones, pero de un mismo giro.

                                       

b) Por su finalidad Están integrados por cuatro subcategorías:

Ø  Informativo: Este tipo de organigrama está pensado para ser difundido de manera pública, para que cualquier persona los pueda visualizar.

Ø  Analítico: Este organigrama es de carácter analista del comportamiento organizacional.

Ø  Formal: Es desde el punto de vista legal cuando el representante o socios determinan la estructura de la organización y este cuenta con un instrumento.

Ø  Informal: Este organigrama contrario al anterior no cuenta con tal instrumento escrito.

Ø  Por su ámbito: Esta clase se subdivide en tres tipos.

Ø  Generales: Resalta la información importante de una organización hasta cierto nivel jerárquico a continuación, en la figura se muestra un ejemplo de este organigrama.

Ø  Específicos: Estos tipos de organigramas representan una porción o área de la empresa, ejemplo de representar el área de ventas.

d) Por su contenido:

Esta clase se subdivide en tres tipos los integrales, funcionales y de puestos, plazas y unidades.

A continuación, se detalla cada uno:

Ø  Integrales: Este organigrama representa toda la estructura de la organización, pero relacionan la jerarquía entre los departamentos, así como también la dependencia que existen entre ellos.

Ø  Funcionales: Esta estructura gráfica resalta las principales funciones que tienen a cargo los diferentes departamentos.

Ø  De puestos: Organigrama de gran importancia en el área de recursos humanos debido a que aparecen los nombres de las personas que integran cada área y el número de personas que ahí, es útil porque es fácil determinar en qué nivel se encuentran las personas y a donde pueden ascender o ser movidas de puesto da una visión más general de los niveles y dependencias entre el personal.

e) Por su distribución gráfica:

Ø  Este grupo se encuentra clasificado por cuatro diferentes organigramas.

Ø  Verticales: Son los organigramas más usados y comunes dentro de las organizaciones, son de fácil construcción y se estructuran de arriba hacia abajo, encabezando la persona de mayor jerarquía en la empresa.

Ø  Horizontales: Se forman de izquierda a derecha, la persona de mayor jerarquía se encuentra en la parte de izquierda y los demás niveles hacia la derecha.

Ø  Mixtos: Este organigrama mezcla tanto al organigrama horizontal y vertical.
Es mayormente utilizado para empresas que tiene un gran número de divisiones en la baseorganización. 

Ø  De bloque: son derivado Es de los verticales perite que los últimos noveles jerárquicos aparezcan a continuación en la figura se muestra su estructura.

Ø  Circulares: La persona o unidad de mayor jerarquía se encuentra en el centro y también está formado por círculos y cada circulo representa el nivel jerárquico equivale a mayor jerarquía los que se encuentran del centro hacia afuera. Símbolos y Referencia Convencionales de Mayor uso en un Organigrama

Las unidades administrativas se representan por rectángulos y las relaciones por líneas. Los organigramas estructurales consisten en cierto número de rectángulos que representan personas, puestos u otras unidades, los que están colocados y conectados por líneas, las cuáles indican la cadena de mando (la jerarquía de los empleados); de tal manera pueden expresar grados de autoridad y responsabilidad y clase de la relación que los liga.

Los organigramas funcionales incluyen, además, un texto que expresa las principales funciones o labores de las unidades.

Las etiquetas o descripciones de los rectángulos indican las diferentes funciones o áreas de responsabilidad. La gráfica indica no sólo a los gerentes y subordinados individuales, sino también toda la jerarquía gerencial. Todos los empleados que están bajo las órdenes de un mismo individuo se encuentran en un idéntico nivel gerencial, sin importar el sitio del organigrama donde aparezcan.

                                        

Ø  Líneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal, relación de línea o mando, comunicación y la vía jerárquica.

Ø  Las líneas llenas verticales indican autoridad sobre. Las horizontales señalan especialización y correlación.

Ø  Cuando la línea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando.

Ø  Cuando la línea llena se coloca a los lados de la figura geométrica indica relación de apoyo.

Líneas de puntos o discontinuas: son aquellas que indican relación de coordinación y relaciones funcionales.

Ø  Figura Geométrica con un recuadro indica condición especial o autónoma.

Ø  Se puede destacar una unidad para llamar la atención. Para ello se utiliza medio recuadro, bastante coloreado, para cada unidad que se vaya a resaltar.

Ø  Las líneas con zigzagueos al final y una flecha indican continuación de la estructura.

Ø  Los círculos colocados en espacios especiales del organigrama y que poseen un número en su interior, indica un comité en el que participan todas las unidades señaladas con el mismo número.

Criterios para la elaboración de Organigramas

   Los organigramas deben ser muy claros; se recomienda que no contengan un número excesivo de cuadros y puestos; no deben comprender ordinariamente a los trabajadores o empleados, lo más frecuente es hacerlos del Director o Gerente General y terminarlos con los jefes o supervisores del último nivel. Los organigramas deben contener nombres de funciones y no de personas; cuando se desea que estos últimos figuren, conviene colocar dentro del mismo cuadro, con una letra mayor el nombre del puesto y con letra menor el nombre de la persona que lo ocupe. Los organigramas no pueden representar un número muy grande de elementos de organización. Los colores, líneas gruesas, etc., los hace confusos.

El organigrama debe contener principalmente los siguientes datos:

Ø  Títulos de descripción condensada de las actividades.

Ø  Nombre del funcionario que formuló las cartas.

Ø  Fecha de formulación.

Ø  Aprobación (del presidente, vicepresidente ejecutivo, etc.)

Ø  Leyenda, (explicación de líneas y símbolos especiales).

Los organigramas serán departamentales; se usará el formato vertical en el que las líneas de autoridad van de arriba hacia abajo. Los puestos se agruparán por secciones, que serán las divisiones de la oficina. Cada puesto se indicará con su rectángulo, que llevará adentro el nombre del puesto. Las oficinas o secciones se indicarán por medio de dos líneas horizontales paralelas, que llevarán en medio el nombre de la oficina o sección. En la parte superior del organigrama, va el nombre de la Institución seguido del nombre del departamento y el título del organigrama; así como en el ángulo superior derecho, la fecha de elaboración.

Entre las técnicas reales para la elaboración de un organigrama se deben considerar:

Información sobre unidades:

Ø  El primer dato a obtener será el número de personas que trabajan en la institución. Ésta será una cifra de control.

Ø  Un segundo dato será el número de niveles, partiendo del órgano en que radique la autoridad total y los órganos que comprenden cada nivel.

Ø  Se investigarán los puestos que corresponden a cada órgano y las plazas que comprenden cada puesto.

Información sobre relaciones:

Ø  Debe precisarse con cuales otros órganos y qué tipo de relaciones tienen cada uno de los órganos de cada uno de los niveles de la estructura administrativa.

Información sobre funciones o labores:

Ø  Para el caso de elaborar organigramas funcionales, se requiere información sobre las funciones o labores que realice cada una de las unidades que vayan a quedar representadas en el organigrama.

                               

¿Organización futura o actual?

La elaboración de un organigrama puede deberse a dos situaciones:

Ø  Planeación de una organización nueva.

Ø  Representación de una organización existente.

Planeación de la organización:

En el caso de planeación de una organización nueva, las únicas fuentes de información las constituyen los estudios y proyectos realizados.

Fuentes de información:

Ø  En el caso de una organización existente, las fuentes de información pueden ser:

Ø  Los archivos de la institución

Ø  Los empleados y funcionarios

Los locales de oficinas y talleres en donde se realiza el trabajo.

Ø  Métodos de recolección de datos:

Ø  Investigación documental (a través de leyes, reglamentos, reformas, boletines, etc.).

Ø  Cuestionarios escritos.

Ø  Entrevistas con jefes y empleados.

Ø  Observación directa de los locales en donde se desarrolla el trabajo (se observa de las oficinas y talleres donde se labora).