ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS #1

ACTIVIDAD #1 
ORGANIZACIÓN Y SISTEMA

ORIGEN Y ANTECEDENTES

La Organización y Sistemas se basan en la Gerencia General, que tiene como objetivo fundamental el adecuar la estructura organizativa funcional y procedimental de la organización al fin de cumplir con las metas y objetivos, resaltando 2 fases importantes en la evolución de la misma.

Primera fase comprende el periodo desde (1917 a 1964), fecha en la cual se registra los equipos administrativos como los departamentos administrativos y culminando con la instalación de las unidades de Organización y sistemas en toda la administración.

Segunda Fase, se comprende por mediado del año (1965) donde se implanto técnicas administrativas en la estructura de la misma.

Con el transcurso de los años las ideas de los proyectos para trabajar de una manera más rápida, eficaz y consolidada; trabajando directamente, pero sin influir en las decisiones tomadas por los directivos o el máximo nivel jerárquico de la empresa.

ORGANIZACIÓN

La organización es un proceso encaminado a obtener un fin. Fin que fue previamente definido por medio de la planificación. Organizar consiste en efectuar una serie de actividades humanas, y después coordinarlas de tal forma que el conjunto de las mismas actúe como una sola, para lograr un propósito común.

La organización es un producto humano y como tal, nunca sería perfecta, pero sí perfectible, es decir, susceptible de perfeccionarse. Toda organización debe de estar encaminada a un fin. Organizar por organizar no tiene sentido. La palabra organización proviene del griego Órganon que significa instrumento. De hecho, la organización nos da idea de instrumento

SISTEMAS

Un sistema es un conjunto de partes o elementos organizados y relacionados que interactúan entre sí para lograr un objetivo. El sistema recibe (entrada) datos, energía o materia del ambiente y proveen (salida) información, energía o materia.

Un sistema puede ser físico o concreto (una computadora, un televisor, un humano) o puede ser abstracto o conceptual (un software).

Cada sistema existe dentro de otro más grande, por lo tanto, un sistema puede estar formado por subsiste-más y partes, y a la vez puede ser parte de un súper sistema.

Los sistemas tienen límites o fronteras, que los diferencian del ambiente. Ese límite puede ser físico (el gabinete de una computadora) o conceptual. Si hay algún intercambio entre el sistema y el ambiente a través de ese límite, el sistema es abierto, de lo contrario, el sistema es cerrado.

NATURALEZA DE LAS FUNCIONES DE LA UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

 La creación de esta estructura, la cual determina las jerarquías necesarias y agrupación de actividades, con el fin de simplificar las mismas y sus funciones dentro del grupo social, Las funciones consisten en una orientación general en el conjunto de la administración y se puede destacar de la siguiente manera; estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento de la dependencia. Esta primera función implica que efectúen varias actividades como la realización de un diagnostico general de la estructura y procedimientos de la organización, la proposición de modificaciones para la adaptación de sistemas y procedimientos, su diseño y la formulación de manuales administrativos. El analista de organización y sistemas comprende actividades que analice la documentación de los procesos de diferentes áreas de la organización, teniendo en cuenta que debe tener de 2 a 3 años de experiencia en su trabajo y en sus diversas áreas administrativas, tener capacidad de trabajo bajo presión, saber que si lo que se planteó logro su objetivo. En cuanto a las funciones del organizador y sistemas en las organizaciones encontramos los siguientes; planificar, coordinar, dirigir y elaborar estudios.

También determina normas, sistemas y procedimientos necesarios en la institución, realización entrevistas con el personal de la institución, estudia sistemas vigentes y los actualiza de acuerdo a las necesidades de la unidad, propone elabora e implanta nuevos sistemas administrativos necesarios en la institución, vela por el mantenimiento de los programas de organización y sistemas, supervisa el trabajo del personal a su cargo, opera un micro-computador para ingresar información cumple con las normas y procedimientos en materia de inseguridad integral establecidas por la organización, elabora informes periódicos de las actividades realizadas y por ultimo realiza cualquier otra tarea a fin que le sea asignada.

 El analista de organización y sistemas planifica elabora y coordina los procedimientos automáticos y manuales asociados a los sistemas, define en combinación con la gerencia las necesidades de información de una organización, estudia la factibilidad técnico-económica de las alternativas que satisfacen

Estas necesidades, evalúa el costo efectividad de los recursos humanos, las máquinas y técnicas empleadas en estos sistemas.

 

CARACTERÍSTICAS DE LOS ANÁLISIS DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

Recopilar, analizar y preparar como informe en el cual se deben formular propuestas, ventajas y desventajas de las medidas de mejoramiento administrativo más viables de acuerdo con la estimación de costos y presupuestos de los recursos humanos, financieros y materiales. Para poder realizar dichos análisis se deben seguir diversos pasos: 

Propósito u objetivo: La organización y Sistema tiene algunos propósitos u objetivos Las unidades o elementos Objetos una acción que produzca cambio en una de las unidades del sistema, En otros términos, cualquier estimulación en cualquier unidad del sistema afectará todas las demás unidades, debido a la relación existente entre ellas.

Entropía: Es la tendencia que los sistemas tienen al desgaste, a la desintegración, para el relajamiento de los estándares y para un aumento de la aleatoriedad. A medida que la entropía aumenta, los sistemas se descomponen en estados más simples. La segunda ley de la termodinámica explica que la entropía en los sistemas aumenta con el correr del tiempo como ya se vio en el capítulo sobre la cibernética.

PERFIL DE ANALISTA DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMA

El perfil de un analista debe poseer las siguientes características generales y particulares:

Poseer capacidad de análisis y síntesis en proporciones superiores a las que normalmente se exige como media de los administradores, ser creativo, hábil y auto confiable.

Poseer facilidades para las relaciones humanas, tener habilidad en la elaboración de flujo gramas, organigramas formularios, encuestas, entrevistas, redactar informes técnicos entre otros.

Es importante estas habilidades cuando se trata de recopilar información ver las soluciones a medida que estudia cada uno de los problemas, creando así mejores funciones en la organización cada vez que se implemente cada una de estas, por lo cual debe ganar la aprobación de su trabajo.

TIPOS DE SISTEMA DE ORGANIZACIÓN

Ø    Organización lineal o Militar: se caracteriza porque la actividad de decisiones se concentra en una sola persona, quien toma todas las decisiones y tiene toda la responsabilidad básica del mando el jefe superior asigna y distribuye el trabajo a los subordinados, quienes a su vez reportarán a un sólo jefe.

Ø  Organización Funcional o de Taylor: Consiste en dividir el trabajo y establecer tareas desde el gerente hasta el obrero.

Ø  Organización Lineo- funcional: Es una combinación entre Organización Lineal y Funcional lineal representa la responsabilidad y autoridad a través de un solo jefe mientras que funcional la especialización de cada una de las actividades y tareas es una función.

Ø  Organización Stan: Este tipo de organización no disfruta de autoridad de línea o poder de imponer decisiones, surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la tecnología, proporciona información experta y de asesoría.

Ø  Organización por redes: Es un modelo de organización vigente en una compañía, y su conversión en un modelo adaptado a las nuevas tecnologías y con capacidad de aprovechar al máximo las ventajas de una organización en red, suponen establecer unas “reglas del juego” distintas a las actuales.

CLASIFICACIÓN

Principio de la unidad de mando o de dos jefes. Según la titularidad del capital de la empresa:

Ø  Empresa privada: Es aquella que corresponde a particulares.

Ø  Empresa pública: El estado, u otros entes públicos son los propietarios.

Ø  Empresa mixta: La propiedad es compartida entre los particulares y el estado o entes públicos.

SEGÚN EL NÚMERO DE PROPIETARIOS:

 Ø  Empresa unipersonal: La propiedad corresponde a una sola persona.

Ø  Empresa societaria: Los propietarios son dos o más personas que se asocian para desarrollar una actividad en común.

Según los sectores de actividad:

 Ø  Empresa del sector primario: Su actividad se relaciona con los recursos naturales.

Ø  Empresas del sector secundario: Su actividad se relaciona con las industrias, o la transformación de bienes

Ø  Empresas del sector terciario: Su actividad se relaciona con la prestación de servicios.

SEGÚN LA DIMENSIÓN DE LA EMPRESA:

Ø  Grandes: están conformadas por más de 400 trabajadores.

Ø  Medianas: están conformadas por entre 50 y 400 trabajadores.

Ø  Pequeñas: poseen menos de 50 trabajadores. Además, podemos diferenciarlas de acuerdo a otros aspectos tales como: Volumen de producción, montos de ventas, capital, amplitud de mercado, superficie de plantas, beneficios brutos que obtienen, (circulante de dinero), puntos de venta, etc.

SEGÚN SU PERSONALIDAD JURÍDICA:

 Personalidad física: La empresa individual y su propietario tienen la misma personalidad.

Personalidad jurídica: Es cuando la personalidad de los propietarios no es la misma que la de la organización o sociedad.

SEGÚN SU NATURALEZA JURÍDICA:

Asociaciones y sociedades civiles, sociedades de personas, colectivas, en comandita, de capital e industrial, de responsabilidad limitadas, de capital por acciones, anónima, en comandita por acciones, de economía mixta, sociedades cooperativas, etc.

SEGÚN SU RELACIÓN O VÍNCULOS CON OTRAS EMPRESAS: INDEPENDIENTES:

Aquellas que no mantienen relaciones o vínculos con ninguna otra empresa.

Vinculadas sin relación de dependencia: Aquellas en las que la participación del capital es superior al 10% pero inferior al 50%. En ellas existe un vínculo, pero no una relación de dependencia ya que no se posee el control absoluto.

Controlantes y controladas: Las primeras son llamadas principales, poseen más del 50% del capital de otra, influyendo en sus decisiones y el control de la misma. Las segundas son dependientes, es decir que el capital, el control, y las decisiones están en manos de otros.

SEGÚN EL ORIGEN DE SU CAPITAL:

Ø  Empresas nacionales: Los capitales son de propietarios del propio país

Ø  Empresas extranjeras: Los capitales provienen de otros países.

SEGÚN SU ÁMBITO GEOGRÁFICO:

Globales, nacionales, regionales, locales.
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