ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS #5

ACTIVIDAD #5

SIMPLIFICACIÓN DEL TRABAJO Y LIMITES DE PROCESO DE TRABAJO

PROCESO DE TRABAJO

La representación de un proceso de trabajo en una forma que soporte manipulación automatizada, cómo modelar, o represente el sistema de gestión del flujo de trabajo.

La definición del proceso consta de una red de actividades y sus relaciones, criterio para indicar el comienzo y la terminación del proceso, e información acerca de las actividades individuales, como participantes, asociados a datos y aplicaciones, entre otras cosas.

Conjunto de uno o más procedimientos o actividades vinculados, que colectivamente realizan un objetivo de trabajo o meta táctica, en el contexto de una estructura organizada definiendo reglas funcionales y relaciones.

Límites en el proceso de trabajo

· Un proceso de trabajo está típicamente asociado con objetivos operacionales y relaciones de trabajo. Por ejemplo, un Proceso de Reclamación de Seguros, o un Proceso de Desarrollo de Ingeniería. Un proceso debe estar totalmente contenido en una única unidad de organización o puede que tenga varias organizaciones diferentes, como en una relación cliente-distribuidor.

· Un proceso de trabajo tiene definidas condiciones, desencadenando su inicio en cada nuevo ejemplo (la llegada de una reclamación) y rendimientos definidos a su conclusión.

· Un proceso de trabajo puede que asocie interacciones correctas o relativamente incorrectas entre los participantes; su duración puede también variar ampliamente.

· Un proceso de trabajo puede constar de actividades automatizadas, capaces de la gestión del flujo de trabajo, y / o actividades manuales, que deben estar más allá del ámbito de la gestión del flujo de trabajo.

EL CRECIMIENTO Y EL CONTROL DEL PROCESO

OBJETIVOS PARA MEJORAR:

1. Eliminar el trabajo innecesario.

2. Combinar las diversas operaciones o sus elementos.

3. Combinar el orden de las operaciones.

4. Simplificar las operaciones necesarias.

Análisis de procesos y cambios de paradigmas

Un análisis de proceso describe los distintos tipos de pasos que se asocian a un proceso en particular. Identifica los pasos que le agregan valor (es decir, trabajo) y los que no lo hacen (desperdicio). Es preciso recordar que la clave de la reingeniería de procesos es eliminar o reducir al mínimo el desperdicio del proceso. Sin embargo, antes de poder eliminarlo o reducirlo al mínimo, es preciso identificarlo. Un análisis del proceso permite esto: identificar el desperdicio.

Además, un análisis del proceso permite examinar el flujo global de cualquier actividad de trabajo. Los procesos suponen una serie de pasos, y un análisis del proceso permite captar los tipos y el orden específico de éstos. Asimismo, un análisis del proceso permite captar datos cuantitativos, incluyendo:

· Cuánto tiempo toma el proceso.

· Cuánto desperdicio contiene.

· Cuántas personas involucra.

· Cuánto cuesta.

Sin embargo, el propósito de un análisis de proceso no es sólo recolectar datos. Más bien, se trata de realizar algún tipo de mejora. Recolectar datos y no hacer nada al respecto supone una pérdida de tiempo y esfuerzo. EI propósito final de cualquier análisis del proceso es:

· Elevar la calidad del proceso.

· Aumentar la eficiencia.

· Reducir los costos relativos al proceso.

· Hacer el trabajo más sencillo y menos fatigoso.

· Hacer el trabajo más seguro.

TÉCNICA DE SIMPLIFICACIÓN DE TRABAJO

Planeación de la distribución de espacio: La distribución de espacio se refiere a la disposición física de los puestos de trabajo, de sus componentes materiales y a la ubicación de las instalaciones para atención y servicios tanto para el personal, como para los clientes.

Diagrama de procedimientos o proceso: Ayudan a los analistas a comprender en su totalidad los trámites actuales de una dependencia u oficina y también sirven para la búsqueda de mejoras, además permiten discutir los trámites más eficazmente con el personal operativo.